Какой формат учёта задач выбрать для своей команды

Не существует одного правильного способа вести задачи. Всё зависит от размера команды, ритма встреч и того, насколько сотрудники уже привыкли фиксировать работу письменно. Разберу шесть форматов — от самого простого до самого сложного.

Формат 0. Чаты в мессенджерах

Самый привычный, но ненадёжный способ. Задачи быстро улетают вверх по ленте, стандарт отчёта перестаёт соблюдаться через неделю. Использовать как основной не рекомендую.

Чаты работают только как дублирующий канал: туда копируются решения с планёрок и ежедневные отчёты сотрудников. Не как место хранения задач, а как быстрая сводка дня.

Формат 1. По спринтам

Вы уже сталкивались с этим форматом, если работали в трекинге. Внутри каждого спринта — записи и решения планёрки и список задач с ответственными.

Подходит для небольших команд до трёх человек, где важна наглядность и удобно планировать именно недельными циклами. Если в команде пять ответственных и 20 задач вперемешку — формат становится неудобным. Также спринты не очень совместимы с ежедневной отчётностью: сотрудник отчитывается раз в неделю, а не каждый день.

Все шесть шаблонов файлов для учёта задач — в Базе знаний: 65 инструментов. 16 курсов и 49 шаблонов по управлению бизнесом.

Формат 2. Рабочий файл подрядчика

Наиболее универсальный формат. Подходит для работы с подрядчиками или сотрудниками, с которыми встречаетесь один-два раза в неделю.

Структура: задача по SMART со ссылками на примеры, плановое и фактическое время выполнения, статус (сдано / принято / на доработку), ссылка на результат, оплата. Выполненные задачи переносятся в отдельный раздел и скрываются — если нужно найти что-то из прошлого, поиск по тысячам строк работает мгновенно.

Колонка времени вызывает сопротивление — сотрудники не любят планировать время по задачам. Но именно она открывает разговор: почему так долго, на что тратишь время, как упростить. Если не готовы к этому — скройте колонку, оставьте только задачу и результат.

Если подрядчиков несколько — для каждого делается своя вкладка в том же файле.

Формат 3. Свободная запись решений планёрок

Самый простой вариант из всех. Для каждой планёрки копируется шаблон, ставится дата, задачи и решения записываются в свободной форме.

Главное преимущество — история. Вместо того чтобы искать нужное решение в ленте чата трёхмесячной давности, вы открываете файл и видите всё по хронологии. После встречи скриншот или копия текста отправляется в чат.

Этот формат не даёт контроля над статусами и результатами, зато приживается быстрее всего.

Если хотите выбрать подходящий формат и сразу настроить его под свою команду — приходите на демо-трекинг лично со мной. Разберём вашу ситуацию и настроим систему учёта. Работаем в мини-группе.

Формат 4. Задачи по проектам

Подходит для ассистентов и руководителей проектов, у которых задачи разбиты по нескольким направлениям одновременно.

Задачи группируются по проектам — например, «Создание контента» или «Маркетинг». Внутри каждого проекта — список задач с крайним сроком и статусом.

Ключевая механика: сотрудник утром отмечает, какие задачи берёт на сегодня, делает скриншот этой выборки и отправляет руководителю. Вечером — второй скриншот с итогами дня. Можно выделить одну критичную задачу: ту, которая сама собой не сделается. Остальное — по возможности.

Выполненные задачи переносятся в отдельный раздел и скрываются. При поиске можно раскрыть всю историю.

Формат 5. Задачи развития на месяц

Руководители выполняют три типа задач: операционные (текучка — около 50%), административные (планёрки и управление — около 20%) и задачи развития (то, что само не случится — около 30%). Именно задачи развития чаще всего не фиксируются и не трекаются.

Формат простой: каждый месяц — отдельный блок. В нём фиксируются показатели, которые штурмуем, конкретные задачи развития в формате SMART, результат по каждой и ссылка на подтверждение.

Руководитель до 25-го числа сидит и думает: что нужно сделать в следующем месяце, чтобы достичь плановых показателей? Пишет задачи развития. Руководитель компании смотрит список и выбирает три ключевых. Иногда выполнение этих задач привязывается к бонусу.

Для каждого руководителя — своя вкладка в файле.

Формат 6. Общее совещание топов

Один файл, где каждый руководитель отчитывается по своему направлению и берёт план на следующий период. Формат не самый удобный, но иногда нужен генеральному директору, чтобы за одно совещание получить картину по всем отделам.

Минус очевидный: руководители тратят время на чужие зоны ответственности. Лучше проводить отдельные функциональные встречи по маркетингу, продажам, операционке — а синхронизацию между отделами делать раз в месяц или квартал.

Формат 6 работает только как экономия времени генерального директора, когда отдельные встречи с каждым просто не вписываются в расписание.

Готовые шаблоны для учёта задач под любой формат работы — в книге «Система в Бизнесе». 37 шаблонов «копируй и используй».