Как оформить заказ на проведение стратсессии

Фасилитатор выбран, дата примерно понятна, всё обсудили по телефону — кажется, можно просто оплатить счёт. Именно на этом этапе закладывается большая часть разочарований. Через месяц выясняется, что собственник ждал два дня работы и финансовый план, а фасилитатор продавал один день и «отчёт с фотографиями флипчартов». Никто никого не обманывал. Просто договорённости остались устными, и каждый услышал своё.

Поэтому в этой статье — не про выбор фасилитатора, а про следующий шаг: как оформить заказ так, чтобы все ожидания были зафиксированы на бумаге. Какие документы нужны, что обязательно прописать в договоре, как выстроить график подготовки и как принять работу после сессии.

Почему оформление важнее, чем кажется

В книге «Система в бизнесе» я описываю типичный конфликт с подрядчиком. Подрядчик думает: «Меня наняли за определённую сумму сделать работу, дальше я её поддерживаю, а вы продолжайте платить». Заказчик думает иначе: «Мы платим за определённый объём работы и результат, по которому специалист отчитывается». Обе позиции логичны, но если их не согласовать заранее, конфликт неизбежен.

Исследования показывают, что цена таких несовпадений выше, чем кажется. Метаанализ Хао Чжао и коллег показал, что когда человек считает, что вторая сторона не выполнила свои обещания, — даже неписаные, — резко растёт недоверие, падают удовлетворённость и вовлечённость. Речь шла об отношениях сотрудников и работодателей, и данные корреляционные. Но механизм тот же и в работе с подрядчиком: неоправданное ожидание бьёт по доверию сильнее, чем сама проблема.

Какие документы понадобятся

Оформление заказа на стратсессию — это не один договор, а небольшой пакет документов. Он не обязательно должен быть толстым, но в нём должны быть ответы на все вопросы, которые иначе всплывут в самый неподходящий момент.

• Бриф — короткое описание компании, задачи сессии, цели собственников и состава участников.
• Коммерческое предложение — что именно входит в работу, в каком объёме и за какую цену.
• Договор с приложением — программой сессии, графиком подготовки и описанием результата.
• Счёт и акт — с привязкой оплаты к этапам работы.
• Итоговый документ — то, что вы получаете после сессии и на основании чего подписываете акт.

Комплект шаблонов и регламентов из книги «Система в бизнесе»: документы для работы с исполнителями лучше иметь готовыми заранее

Что должно быть в коммерческом предложении

Хорошее коммерческое предложение на стратсессию описывает не «услугу», а работы по этапам. Сверьте его с этим списком:

• подготовка с собственником: сколько встреч, что на них делается;
• подготовка команды: будут ли интервью с руководителями, шаблоны презентаций, проверка домашнего задания;
• сама сессия: сколько дней и часов, сколько ведущих, нужен ли ассистент;
• итоговый документ: в каком виде и в какой срок;
• сопровождение после сессии: входит ли оно и сколько длится.

Отдельно попросите указать, что не входит в цену: площадка, питание, расходные материалы, выезд фасилитатора. Именно эти мелочи чаще всего превращаются в неприятный сюрприз.

Что прописать в договоре

Я не юрист, и договор в любом случае стоит показать своему юристу. Но с управленческой точки зрения в нём должны быть зафиксированы несколько вещей.

Результат сессии. Не «проведение стратегической сессии», а то, что вы получите: например, годовой, квартальный и месячный финансовый план и список стратегических проектов, у каждого из которых есть цель, срок, руководитель, соисполнители и бюджет. Это классический результат сессии стратегического планирования, который я описываю в книге.

Программа и тайминг. Структура сессии, её продолжительность и основные треки. С фасилитатором их нужно согласовать заранее — это один из обязательных пунктов организационной подготовки.

Даты этапов подготовки. Не «заранее», а конкретные даты: когда собственник получает вопросы, когда команда получает цель и шаблоны, когда собираются презентации. Конкретные даты работают лучше договорённостей «в целом». В эксперименте Кэтрин Милкман и коллег сотрудникам компании присылали напоминание о бесплатной прививке от гриппа. Тем, кого просили записать конкретные дату и время, когда они пойдут прививаться, привились на 4,2 процентного пункта чаще, чем контрольная группа, — 37,3% против 33,1%. А просьба записать только дату значимого эффекта не дала. Эксперимент про прививки, но вывод универсальный: чем конкретнее зафиксирован момент действия, тем выше шанс, что оно произойдёт.

Порядок оплаты. С подрядчиками я призываю не делать полную предоплату: лучше постоплата, схема 30 на 70 или 50 на 50. Для стратсессии разумно разделить оплату на бронирование даты и остаток после передачи итогового документа.

Перенос и отмена. Что происходит, если сессию переносите вы или фасилитатор, за сколько дней это возможно без потерь.

Конфиденциальность. К сессии вы передаёте финансовые данные, цифры по клиентам, планы. Пропишите, как с ними обращается исполнитель.

Приёмка работы. Акт подписывается после передачи итогового документа, а не в день сессии.

Письменные правила работы с исполнителем — нормальная практика. В книге я привожу пример достаточно жёстких правил для подрядчика: сроки отчётности, санкции за незаполненные цифры, неоплата недели, если отчёт по работам не принят. Для фасилитатора такая жёсткость обычно не нужна, но сам принцип — условия до начала работы, а не после — тот же.

Пример письменных правил работы с подрядчиком из книги «Система в бизнесе»: сроки отчётности и условия оплаты

Не превращайте договор в поле боя

Есть и обратная крайность — пытаться предусмотреть в договоре всё, вплоть до санкций за каждую мелочь. Здесь полезно знать об одном интересном исследовании. Дипак Малхотра и Кит Мернигэн обнаружили, что жёсткие обязывающие договорённости обеспечивают сотрудничество, но люди начинают объяснять хорошее поведение партнёра условиями договора, а не его порядочностью, — и доверие растёт хуже. Необязывающие договорённости давали меньше сотрудничества на старте, но больше доверия. Это лабораторные эксперименты, а не реальные сделки, но вывод полезен: договор должен фиксировать ожидания и результат, а не подменять собой доверие.

На практике это значит: результат, сроки, оплата и приёмка — жёстко и конкретно. Формат работы, стиль общения, мелкие корректировки программы — в рабочем порядке.

График подготовки — отдельным приложением

Самая полезная часть пакета документов — график подготовки с датами и ответственными. Ориентир такой:

• за 4–6 недель — подписан договор, согласованы результат, структура и тайминг;
• за 2 недели — команда знает цели собственников и получила шаблоны презентаций;
• за 2 дня — презентации руководителей собраны и проверены;
• в день сессии — назначен человек, который фиксирует все договорённости;
• через 1–3 дня после — передан итоговый документ;
• через неделю — стратегические проекты заведены в систему задач.

Шаблоны для этой подготовки — презентация подразделения, декомпозиция прибыли, анализ конкурентов — есть в нашей базе знаний на 65 инструментов. Если приложить их к договору, руководители получат одинаковые форматы, и на сессии не придётся тратить время на «переводы» с одного формата на другой.

Как принять работу после сессии

Перед тем как подписать акт, проверьте итоговый документ по трём пунктам. Есть ли финансовый план — на год, квартал и месяц. Есть ли список стратегических проектов, у каждого из которых — цель, срок не меньше двух месяцев, руководитель, минимум два соисполнителя и бюджет. И можно ли эти проекты сразу перенести в систему задач.

Пример плана задач развития на месяц: целевые показатели, задачи с измеримым результатом и отметки о выполнении

Если чего-то из этого нет — это повод для доработки до подписания акта, а не после. А чтобы проекты не остались на бумаге, их нужно встроить в регулярный менеджмент. Как это выглядит на практике, можно увидеть на демо-трекинге — онлайн-встрече в мини-группе предпринимателей, где я показываю, как цели и проекты превращаются в еженедельные задачи и цифры.

С чего начать

Если вы только собираетесь заказывать сессию, сначала убедитесь, что она нужна и какого масштаба. Для этого есть бесплатный аудит бизнеса «План достижения цели»: за 90 минут мы разбираем маркетинг, продажи, команду и финансы и формируем конкретный план роста. После него у вас будут цифры и цель — то, с чего начинается и бриф, и договор. Для ориентира по цене: наша стратегическая сессия для топ-команды до 8 часов стоит 200 тысяч рублей.

Полный сценарий подготовки и проведения сессии, а также правила работы с подрядчиками я описал в книге «Система в бизнесе».

Хорошо оформленный заказ — это не бюрократия, а способ сделать так, чтобы вы и фасилитатор под словом «результат» понимали одно и то же. Что из этого списка вы бы зафиксировали письменно уже сейчас?