Поставить задачу голосом на бегу и получить совсем не то — обычная история. И чаще виновата не лень сотрудника, а сама формулировка: если задачу можно понять двумя способами, исполнитель поймёт её третьим.
Простой пример. Владелица SMM-агентства бросает дизайнеру голосовое: «Сделай новый креатив для Яндекса, в стиле бренда, как в прошлый раз, только свежее». На следующий день получает макет в розовых тонах — хотя бренд чёрно-белый. «Я же просила не так!» «Вы сказали свежее, я и сделала свежее». Реклама не запущена, оба недовольны друг другом.
Сначала — записать
Базовое правило системного управления простое: если задача не записана, её не существует. Пока она живёт только у вас в голове, вы становитесь «живым календарём» для команды — помните за всех и всем напоминаете. А постановка между делом, голосом на бегу, — это ставка на удачу: чаще всего сотрудник поймёт вас неполно или неточно.
Но одной записи мало. Записать «свежий креатив» тоже можно — толку не будет. Нужен формат, который не оставляет места для разных трактовок. Для этого работают два простых правила.
Чтобы не придумывать формулировки и формы под каждую задачу с нуля, удобно держать под рукой готовый набор.
В моей Базе знаний из 65 инструментов — 16 курсов, 49 шаблонов и консультации, в том числе по постановке задач и регламентам.
Правило 1. Формат конечного результата
Первое правило — ставить задачу в формате конечного результата. Для этого подходит методика SMART. По ней задача должна быть:
- Конкретная — понятен точный финальный результат, без догадок.
- Измеримая — результат выражен в числах или параметрах: рубли, штуки, размеры, формат.
- Достижимая — реалистична именно для этого сотрудника.
- Важная — не противоречит общей стратегии.
- Ограниченная по времени — есть чёткий дедлайн с датой и временем.
Если совсем коротко, любая задача отвечает на три вопроса: что и сколько сделать, в каком именно виде и к какому сроку.
Разобрать постановку на своих реальных задачах почти всегда быстрее, чем доходить до всех нюансов в одиночку.
Для этого есть демо-трекинг лично со мной — индивидуальная работа в мини-группе, где разбираем именно ваши задачи и узкие места.
Правило 2. Возврат результата
Второе правило — возврат результата. Сотрудник обязан отреагировать на задачу, то есть подтвердить, что взял её в работу, а после выполнения вернуть результат: ссылкой на документ, фотографией или коротким текстом. Если результата в системе нет — задача считается невыполненной, как бы человек ни уверял, что всё готово.
Как это выглядит на практике
Вернёмся к той же владелице агентства, но теперь с двумя правилами. Она пишет: «Задача — сделать 3 варианта креатива для объявления про выбор тарифа. Требования: цвета бренда, текст не более 50 символов, формат 1080×1080. Дедлайн — завтра, 15:00. Подтверди, пожалуйста». Дизайнер отвечает: «Взяла: 3 варианта в цветах бренда, 1080×1080, до завтра 15:00».
Результат — макет ушёл в рекламу с первого раза, без переделок и лишних уточнений. Изменился не дизайнер. Изменилась формулировка.
А что с творческими задачами
Частое возражение: «у меня творчество, результат не измеришь». На деле конечный результат есть и у творчества — просто его описывают через форму и объём, а не через содержание. Вместо размытого «покреативить над дизайном» ставьте «предоставить 3 варианта эскиза главной страницы в Figma». Творческой остаётся идея, а рамка и точка финиша — конкретными.
Если хочется не собирать формулировки и формы самому, а взять готовое и адаптировать под себя загляните в книгу «Система в Бизнесе» — в ней 37 шаблонов по принципу «копируй и используй», от постановки задач до регламентов.
Начните с одной задачи: переформулируйте её по трём вопросам — что, в каком виде, когда — и попросите подтверждение. Несколько таких задач, и формат войдёт в привычку.
Телеграм
Макс
Вконтакте