Универсального шаблона чек-листа, который подойдёт любому процессу, не существует. Всё зависит от того, сколько людей участвует в процессе, нужен ли строгий сценарий разговора и привязан ли процесс к конкретным датам.
Разберу четыре типовых формата. Задача — не просто посмотреть на каждый, а примерить на свой процесс и выбрать тот, который ляжет в работу без лишних доработок.
Тип 1. Базовый простой процесс
Подходит, если процесс идёт через понятные последовательные этапы: запуск клиента, передача между отделами, адаптация нового сотрудника.
Устроен так: слева — этапы процесса и действия внутри них, справа — отчёт по конкретным клиентам. Сотрудник идёт по шагам сверху вниз и отмечает, что уже выполнено.
[таблица — «Чек-лист запуска клиента»: ФИО клиента, ссылка на CRM, группа в TG, менеджер, дата передачи; этапы «Подготовка» и «Первичный контакт» с чекбоксами по трём клиентам]
Это самый простой вариант: один ответственный заполняет чек-лист по мере продвижения клиента. Если нужно с чего-то начать — берите этот формат.
Все 4 шаблона динамических чек-листов — в Базе знаний: 65 инструментов. 16 курсов и 49 шаблонов по управлению бизнесом.
Тип 2. Процесс с несколькими ответственными
Подходит, если в процессе участвует несколько человек и важно явно видеть, кто за что отвечает. Формат убирает размытую зону ответственности: если процесс затягивается, сразу понятно, на каком шаге и из-за кого.
Ответственный здесь обычно обозначается короткой колонкой с инициалом — буква Д или В вместо полного имени. Это экономит место и визуально сразу понятно, кто отвечает за конкретный пункт.
Важная деталь: не всегда нужно ставить просто галочку — иногда лучше ставить дату. Когда человек просто отмечает чекбокс, легко скатиться в автоматизм. А дата заставляет вспомнить или поднять документацию: когда именно был создан чат, когда клиент зашёл, когда состоялась встреча. Дата управляет вниманием исполнителя сильнее, чем простая отметка.
Тип 3. Процесс со сценарием разговора
Нужен, если важно не только выполнить действие, но и соблюсти структуру общения — провести встречу с клиентом, диагностический звонок, интервью или консультацию.
Слева в этом формате — сценарий: что именно сказать, спросить или сделать. Не объёмный текст для зачитывания роботом, а самые важные, железобетонные фразы, которые точно должны быть произнесены. Справа — отметки выполнения по каждой встрече или клиенту.
В таком чек-листе можно сразу прикрепить ссылки на стандарты — как должен выглядеть менеджер, книгу продаж — и видеть счётчик выполненных пунктов по каждой встрече. Где-то можно добавить и контроль качества: выборочную проверку записи с фиксацией ошибок и системой апелляции.
Хотите собрать чек-лист под свой процесс вместе со мной — приходите на демо-трекинг. Разберём ваш процесс и подберём подходящий формат чек-листа. Работаем в мини-группе.
Тип 4. Процесс, разнесённый по дням недели
Подходит для процессов, которые повторяются по расписанию — еженедельно или ежемесячно: организация регулярных мероприятий, подготовка отчётов, планирование месяца.
Структура привязана к дням недели — понедельник, вторник, среда и так далее — с конкретными датами запуска и тем, что должно быть сделано к определённому времени.
По истории изменений всегда можно посмотреть, что происходило и когда. Если в процесс добавляется новый шаг, его можно подсветить цветом — и сотрудник, проходя по чек-листу в очередной раз, сразу заметит изменение и задаст вопрос или пройдёт дополнительное обучение, если нужно.
Как собрать свой чек-лист за 5 шагов
Когда тип выбран, дальше всё просто.
- Скопируйте выбранный шаблон — тот формат, который лучше всего подходит вашему процессу.
- Удалите лишнее. Оставьте только нужные элементы — чужие этапы делают чек-лист нерабочим.
- Добавьте этапы своего процесса. Каждый шаг формулируйте в формате конечного, понятного результата.
- Добавьте детали: ответственных, регламент по срокам, ссылки на документы — всё, что нужно для контроля исполнения.
- Запустите в работу. Обсудите чек-лист с сотрудниками, ответьте на вопросы и возражения, попросите заполнить его по 1–4 недавно завершённым случаям, по которым сохранилась информация.
Готовый чек-лист стоит сразу обсудить с человеком, который смотрит на ваши процессы со стороны — трекером, консультантом или партнёром. Свежий взгляд почти всегда находит, что упрощать.
Все 4 готовых шаблона чек-листов и другие инструменты систематизации — в книге «Система в Бизнесе». 37 шаблонов «копируй и используй».
Телеграм
Макс
Вконтакте