Отчет ДДС: структура, преимущества, как правильно заполнять?

Каждый предприниматель должен знать, что важно следить за движением денежных средств (ДДС) своей фирмы. Благодаря этому вы сможете: избежать ситуаций, связанных с нехваткой денег. При помощи такого отчета просто планировать будущие доходы и расходы.  

Основные цели и задачи анализа денежных средств — это оперативный ежедневный контроль за сохранностью ДЕНЕГ и ценных бумаг. Также сюда относится контроль за использованием средств строго ПО ЦЕЛЕВОМУ НАЗНАЧЕНИЮ. Давайте разбираться, как составить отчет ДДС, какие существуют правила и как это помогает бизнесу. Ниже в статье вы найдете много другой полезной информации. Читайте далее. 

Как выбрать систему учета ДДС?

Сначала расскажем про то, что у вас всегда есть возможность обратиться за помощью к опытному наставнику по бизнесу Денису Сергееву. Это настоящий профессионал своего дела. Он действующий бизнесмен, с большим багажом знаний, необходимыми советами и важной информацией, которая будет настоящим «глотком свежего воздуха» в плане ведения вашего бизнеса. Ваша компания обязательно выйдет на новый уровень, ведь вам будет помогать настоящий профессионал:

• Больше 20 лет успешного предпринимательства.
• За это время создано 10 бизнесов.
• Был успешный опыт покупки, продажи бизнесов.
• Сейчас у Дениса в собственности 4 компании, 2 IT компании, 2 образовательных бизнеса, в том числе и Акселератор К ЦЕЛИ.
• За моими плечами 8 лет программирования.
• С 1997 года Денис занимался разработкой своего стартапа, а в 2000 году создал свою первую IT компанию.
• У него много различного образования, включая 4 большие зарубежные стажировки для предпринимателей — это США, Германия, Австрия, Япония.
• Написано 3 книги, 2 небольшие и 1 большая книга, которая называется «Система бизнеса».

Поэтому, если у вас возникли трудности с ведением бизнеса, обращайтесь! Денис Сергеев обязательно поможет и приведет вашу компанию к успеху! В итоге, вы получите прибыльный и конкурентоспособный бизнес. 

Многие предприниматели задаются такими вопросами:

• Как выбрать систему учета ДДС? Чему отдать предпочтение при выборе документов — Excel, гугл.таблицы, финолог, Адеск или др.?
• Если есть кассовый разрыв, работа идет полным ходом, а долги растут — почему так происходит?
• Если собственник сам ведет документацию (считает приход и расход и т.д.), как передать финансовый учет бухгалтеру?
• Как отойти от управления и передать финансы управляющему? 

Конечно, есть и много других вопросов, которые требуют безотлагательного решения. Стоит отметить, что идеальная управленческая отчетность — это форма Дашбордов. У вас в итоге получатся таблицы, в которых будут все необходимые цифры, с ними будет удобно работать. Подробнее мы описываем ниже по тексту. Читайте далее.

Финансовые роли в ДДС

В управленческом учете есть разные роли. Основная задача предпринимателя не вести финансовую отчетность самому, а найти деньги которые можно инвестировать в бизнес для его запуска. Собственник подсчитывает риски, закрывает, если получаются кассовые разрывы, а управленец — тот, который отвечает за цифры и ведет управленческий учет, обеспечивает выполнение плана. Поэтому ответственность за ведение такого документа, как отчет ДДС, должна быть на управленце. 

Чтобы упростить работу, мы разработали простой инструмент. Он выглядит таким образом:

Его можно вести в 1С, а также в программах Word, Финолог и т.д. Но помните, что при учете может возникать конфликт бухгалтерии и управленческих документов. Читайте далее. 

Конфликт в отчете ДДС

В чем может быть конфликт бухгалтерии и управленческого учета?  

• Бухгалтерия — это представитель государства в вашей компании, то есть специалисты этого отдела защищают интересы государственной системы, выполняют начисления и уплату налогов. 
• Бухгалтерия правильно начисляет суммы для перечисления их в налоговые органы. Поэтому весь учет выстроен так, чтобы он выполнялся качественно и своевременно.
• Управленческий учет может вестись только в бухгалтерии, если вы работаете в белую. То есть весь учет у вас внесен в программу 1С.
• Но, если у вас есть наличка на руках либо движение по карточным счетам, и это находится внутри компании, есть бартер и серая зарплата, то работы только в одной программе 1С будет недостаточно. Необходимо вводить какой-то другой инструмент управленческого учета. 

Вот так выглядит отчетность:

• В 1С есть группировка по статьям и конкретным позициям. 
• В Финологе есть данные по месяцам и приход средств и расход. 

В общем, кроме ведения бухгалтерских документов, должна быть еще другая отчетность, которая поможет правильно учитывать движение денежных средств. Поможет в этом простой, но эффективный отчет ДДС. Читайте далее.

Нюансы использования систем учета ДДС

Как говорилось выше, ведение 1С и отчетности в Финологе — не всегда показывает нужный результат, и если в компании есть движение наличности, то нужно вести еще и другие документы. 

Еще один нюанс заключается в том, что в этих документах автоматически «подтягиваются данные», к примеру, банковские или по каким-то карточкам учета. Но часто такая настройка автоматического разнесения доходов и расходов на нужные статьи отсутствует, и у управленца начинает копиться большое количество операций. В итоге, их нужно вручную переносить на конкретные статьи. В общем, ручной работы все равно не избежать.

Но можно вести удобный файл управленческой отчетности. Вот так он выглядит:

В него можно занести данные на 200 млн. рублей оборотных средств в год. Это примерно, т.к. есть большие компании, которые используют этот файл с большим оборотом. Но в среднем, он подходит для фирм с годовым оборотом до 200 млн. рублей в год. 

При ведении этого документа, есть несколько правил. Они, в основном, для бухгалтера:

• Время заполнения реестра операций — каждый рабочий день, до 10:00 по мск — производится контроль остатков собственника.

Можно вести такой отчет и по-другому. Например, заносить данные не каждый день, а, допустим, 1 раз в неделю. Вы проговариваете своим сотрудникам, что в субботу, в конкретное время — отсутствие цифр в файле и несоответствие остатков — штраф! 

Вот что еще должно выполняться:

• Разноска инвестиционных затрат и налогов — равными частями на 6 и 12 месяцев. 
• Дата учета предоплат — вы записываете, каким образом клиенты выполняют предоплату. Данные по дате учета предоплат от клиентов проставляется только после получения акта. В реестре операций есть две даты — фактической оплаты и начисления.  

Понятно, что предоплата — это еще не ваши деньги, т.е.клиент одолжил вам средства до тех пор, пока вы не выполнили свои обязательства. Когда вы предоставите товар или услугу, и будет подписан акт или товарная накладная, вы прописываете дату начисления. Ведь, с точки зрения управленческого учета, очень важен факт оказания самой услуги.  

В общем, чтобы начать вести отчет ДДС, сделайте себе копию и начинайте заполнять. Теперь все зависит от того, что для вас — предоплата. Если, как описано выше, это одолженные средства, то дату начисления вы ставите после подписания акта. Если вы считаете, что предоплата — это уже ваши деньги, то можете сразу заносить дату начислений в документ. 

Система учета ДДС в формате Дашбордов

Итак, как должна выглядеть идеальная и правильная управленческая отчётность? Ответ: В ФОРМАТЕ ДАШБОРДОВ. При помощи такой отчетности видны данные по марже, оплатам, затратам и т.д. Всегда такой учет подразумевает ведение таблиц, в которых будут занесены все важные цифры. Но существуют ошибки такого учета, которые часто допускают предприниматели:

1. Цифры не вносятся своевременно. Если это не выполняется, значит, у вас нет ответственного специалиста за учет. Это решается так: вы даете понятный готовый шаблон, по которому ответственный сотрудник должен вносить цифры. Это либо бухгалтер, либо помощник бухгалтера, либо другой специалист по учету, который может быть просто ассистентом. 
2. Данные не проверяются. Это нужно делать, есть специальный шаблон для этой операции. 
3. Информация не анализируется — например, в 1С очень сложно анализировать, потому что там цифры, которые являются итоговыми и они нужны для того, чтобы правильно сдать отчетность. Для принятия управленческих решений их недостаточно. 
4. Нет бюджета, то есть нет лимитов по затратам. Предприниматель сам занимается платежами, а должен быть ответственный за это человек. 

В общем, отчет ДДС в формате Дашбордов — это удобно. Поручите вести такой контроль ответственному человеку, который будет заполнять таблицы и другие документы, а вы будете просто контролировать. 

Преимущества отчета ДДС: как помогает в бизнесе?

Итак, вы уже поняли, что такое отчет ДДС и в каком формате его лучше вести. Но в чем заключаются преимущества этого документа для бизнеса? Вот как он помогает компании:

• КОНТРОЛЬ ОСТАТКОВ НА СЧЕТАХ

Правильное ведение и заполнение отчета ДДС помогает собственнику понять, сколько средств можно потратить, имеются ли деньги на покупку оборудования, материалов и т.д. Также будет видно, может ли компания себе позволить проводить наем новых сотрудников.

При помощи такого отчета вы проследите остатки на всех счетах и в отдельности по каждой позиции на конец какого-то периода. К примеру, вам нужно увидеть, что происходит в кассе вашей торговой точки. Вам нужно просто пересчитать наличность и сопоставить полученную сумму с теми цифрами, которые отображаются в отчете. Если есть расхождения, тогда это указывает на ошибку в документе или недостачу по вине кассира. 

• УЗНАТЬ ВСЕ О ДВИЖЕНИИ СРЕДСТВ — от кого поступают и куда утекают

Любой собственник бизнеса хочет контролировать ситуацию и знать все о движении своих средств. Отчет ДДС помогает увидеть, откуда на счета фирмы поступают деньги и на какие статьи расходов идет распределение. Например, вы сможете просто и быстро проследить динамику роста фонда оплаты труда или расходов на рекламу и т.д. Благодаря этому вы сможете своевременно принять необходимые меры, чтобы эти расходы не увеличивались, если это не входит в ваши планы.

Чтобы было удобно проследить поступления, все средства можно разделить на три вида платежей:

1. Операционный — такие деньги поступают регулярно. Это может быть поток средств от клиентов и т.д.
2. Инвестиционный — эти платежи нерегулярные, это долгосрочные вложения, например, приобретение дорогостоящего оборудования. 
3. Финансовый — постоянные поступления, а также сюда относятся и нерегулярные платежи, связанные с заемными средствами. В эту группу можно отнести выплату дивидендов и др.  

В общем, следить за движением средств будет просто, если вы будете их изначально делить на виды платежей и своевременно вносить данные в таблицу. 

• АНАЛИЗ ДВИЖЕНИЯ СРЕДСТВ ПО ПРОЕКТАМ ИЛИ НАПРАВЛЕНИЯМ

Часто собственник самостоятельно занимается несколькими направлениями в своем бизнесе. Например, владелец небольшого производства по изготовлению мыла реализует его оптом и в розницу, суши-бар продает ингредиенты для роллов в своей торговой точке и через интернет, а владелец сети кофеен продает франшизу и т.д. Отчет ДДС помогает проследить, какую прибыль приносят разные проекты или направления в бизнесе. Это просто и очень удобно.

Структура отчета ДДС 

В форме такой таблицы есть вся необходимая информация о движении средств в компании. Это поступления и выплаты, которые группируются в несколько разделов по видам деятельности фирмы. 

Любому собственнику известно, что не все денежные средства, которые поступают на активы компании, это прибыль. Например, если владелец получил купюры в долг в банковском учреждении, то они заносятся в отчет ДДС и заносятся на отдельный субсчет. На основных счетах не отображается и движение средств, которое выполняется внутри фирмы. Это перевод между своими счетами, передача денег инкассаторам, снятие наличности на приобретения канцтоваров, которые нужны для работы сотрудникам и т.д. 

Структура таблицы под названием «Отчет ДДС» состоит из разных ключевых поступлений. Этот документ состоит из трех основных разделов:

• Движение денег от операционной деятельности фирмы

Это деньги, которые поступают на счет фирмы, и связаны с основной ее работой — продажа товаров и услуг и т.д. В отчете также есть графы, в которых нужно указать дополнительные расходы — коммунальные платежи, закупка сырья и материалов, заработная плата, выплаты управленцам. Этот поток денег считается основным — это финансовая подушка фирмы.

В этом разделе также отражаются налоги, страховые уплаты, расходы на поиск и учебу сотрудников, оплата командировок, представительские расходы, затраты на рекламную кампанию, арендная плата, содержание торговых точек, оплата поддержания здоровья и досуга сотрудников (абонементы в фитнес, охрана труда и т.д.).

• Движение средств от инвестиций

Это показатели, связанные с приобретением долгосрочных внеоборотных активов — земля, акции и т.д. Сюда вносятся цифры по статьям, связанным с приобретением нематериальных активов (разработка и запуск интернет-ресурса), получение прибыли от вложений в рублях и валюте.

• Движение денег от финансовой деятельности фирмы

Сюда относятся кредитные суммы. В данном разделе фиксируются выплаты по кредитной задолженности и дивидендам акционерам компании. Такие деньги считаются дополнительным доходом, который помогает наполнить бюджет фирмы, состоящий в основном из средств от операционной деятельности.

Итог такого отчета — это сумма, состоящая из увеличения или уменьшения средств. Это расчет, который состоит из разницы чистой прибыли на начало и конец месяца. Такая сумма может отображаться со знаком «+», если средств хватает на все приобретения и платежи или со знаком «—», если компания в убытке. 

Рассказываем подробнее про отчет ДДС пример таблицы вы сможете увидеть ниже. В нем, кроме вышеописанных трех разделов указываются такие данные:

• Дата обработки документа, период составления записей.
• Данные о фирме — коды ОКПО, ИНН, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС.
• Ед. измерения — сейчас все данные, связанные с экономикой и финансами, в нашей стране записываются только в тыс. рублей.

Вот пример отчета ДДС:

	Ед. изм.	Январь	Февраль	Март
Доход фирмы	тыс.руб.	350
Расход фирмы	тыс.руб.	150
Поступление денег	тыс.руб.		80	350
Платежи	тыс.руб.		100

 

Давайте подробнее разберем, как нужно правильно составлять отчет ДДС, заполнять графы. Прочтите полезную информацию далее. 

Как правильно заполнять отчет ДДС?

В такой таблице записываются показатели за прошлый, а также за предшествующий периоды. Благодаря этим показателям просто отследить движение средств — как выполнялось движение средств и что на это повлияло. Итак, как правильно заполнять отчет ДДС? Читайте далее расшифровку по разделам.

Как заполнять раздел операционной деятельности отчета ДДС?

Как говорилось выше, в данном разделе отображаются данные о движении денег, связанном с основной деятельностью фирмы. Заполняется он одним из двух методов — прямым или косвенным. Подробнее:

• Прямой метод — записывается итоговая сумма всех доходов и расходов за конкретный отчетный период. По этому итогу не получится увидеть, по каким именно статьям были поступления.
• Косвенный метод — цифры записываются по каждой статье отдельно. Многие фирмы выбирают именно этот способ ведения отчетности, так как он более наглядный. 

Затем сумма корректируется — учитываются доходные и расходные части. К прибыльной части до уплаты налогов нужно:

• Прибавить амортизацию
• Прибавить или вычесть неденежные и неоперационные расходы или доходы
• Прибавить или вычесть средства оборотного капитала
• Отнять уплаченные расходы
• Вычесть уплаченный налог на прибыль

Раздел составляется так:

• 1-я строка — прибыль (убыток) фирмы до перечисления налогов.
• 2-я строка — скорректированная прибыль на амортизационные отчисления и другой приход и расход.
• Следующие строки — результаты фин. операций — прибыль до уплаты налогов, уменьшенная на сумму этой расходной части. 

Такие же методы используют для анализа всех остальных строк таблицы. Подсчитайте не операционную и неденежную доходную и расходную часть и скорректируйте на данную сумму итог таблицы. Полученный результат отразите в промежуточном итоге. 

Во 2-м блоке таблицы уберите все обозначения, полученные от результатов операции, по которым еще не выполнялись взаиморасчеты. Например, если в отчете записано, что фирма занималась реализацией, но средства за эту операцию еще не получила, то эта сумма задолженности исключается из схемы о движении средств. 

• Следующая строчка — денежные суммы, полученные от основной работы фирмы

Из полученной суммы вычитается налог на прибыль. В итоге, получается чистая денежная прибыль. 

Как заполнить раздел инвестиционной деятельности отчета ДДС?

В данном разделе отображаются такие потоки средств:

• От покупки и выбытия основных средств, нематериальных и других внеоборотных активов. 
• От покупки и продажи ценных бумаг.
• От приобретения процентов и дивидендов.
• От предоставления займов и их погашения.

В подобном разделе, в основном, отражают средства от движения основных средств. Если фирма покупает акции, выдает кредитные средства, получает проценты от инвестиций, то эти суммы также прописываются в данном разделе.

Итог данного  раздела — СУММА ЧИСТОГО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА от инвестиционной работы фирмы. Результат такого раздела почти всегда будет с минусом. Организация инвестирует и направляет средства на свое развитие. 

Как заполнять раздел финансовой деятельности отчета ДДС?

В подобном разделе вы сможете записать такие данные:

• Суммы по поступлениям и погашению кредитных договоров. 
• Суммы, поступившие от акционеров и при выплате дивидендов.
• Расходы по процентам, которые не отражались в разделе основной деятельности.

Если у фирмы есть внешнее финансирование, то эти суммы отражаются в данном разделе. Привлечение любых средств также фиксируются в такой таблице. Отчет ДДС, при помощи этого раздела, поможет отследить движение средств по кредитам и займам. Если в фирме налажен выпуск облигаций, то стоит отразить сумму средств, полученную от выпуска и погашения этих бумаг. Если фирма получила на счет деньги от собственника или выплатила ему дивиденды, то эти суммы также фиксируются в подобном разделе. 

После заполнения всех граф и строк следует подсчитать результат в документе «Отчет ДДС». Записывается он в строке «Чистый доход средств и их эквивалентов». Эта сумма равна по значению сумме по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Если фирма получает доходы в другой валюте, то следует рассчитать разницу курсов и записать эту сумму отдельной строкой. 

Общие правила ведения отчета ДДС

У налоговой инспекции есть свои требования к ведению разных документов в бизнесе. Управленческие отчеты ДДС должны также составляться согласно общепринятым правилам. Соблюдайте такие простые рекомендации:

• Фиксируйте показатели по статьям, по которым в фирме выполняется приход и расход. Выполните анализ каждого составленного договора.  
• Запишите сумму по всем платежам и счетам. В системе фиксируются все поступления и расходы средств.
• Соберите все статьи в одну группу и распишите их по 3-м направлениям — операционная, инвестиционная и финансовая деятельность. 
• Фиксируйте суммы по всем видам работы постоянно — ежедневно, сразу после прихода или расхода купюр. 
• Будущие платежи планируйте заранее — так не будет «пожаров» и вы сможете обеспечить нужное количество денег. 
• Поручите заполнение документа «Отчет ДДС» ответственному сотруднику. Он должен регулярно вносить данные, отвечать за их достоверность. Обычно это входит в обязанности опытного бухгалтера, с которым руководители могут поделиться такой информацией о фирме. 
• Личные расходы и траты компании записывайте отдельными строками, иначе дела фирмы пойдут в минус.
• Применяйте в работе бухгалтерские сервисы, которые помогут заполнять отчеты в автоматическом режиме. 

СОВЕТ: Занимайтесь обновлением данных регулярно. Чем чаще вы будете это выполнять, тем ниже вероятность, что вы пропустите какие-то цифры или внесете ошибочные данные. 

Если у вас что-то не получается, обращайтесь к ОПЫТНОМУ НАСТАВНИКУ и бизнес-трекеру ДЕНИСУ СЕРГЕЕВУ. Он поможет вам настроить систему ведения разных важных документов. На нашем сайте вы можете скачать отчет ДДС. Вам надо будет просто скопировать документ себе и начать его заполнять. Все будет настроено правильно и системно. Это поможет добиться лучших результатов в бизнесе и увеличения прибыли. Обращайтесь!

Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru