Стратегическая сессия от Акселератора К ЦЕЛИ бесплатно
Участвовать бесплатно

«Финансовые дыры», куда утекают деньги

Финансы 30       Время чтения: 5 мин

Финансовые дыры

  1. Учет не ведется (да, есть такие бизнесы). Когда предприниматель не ведет учет, вероятность кассового разрыва существенно возрастает, т.к. можно не заметить, как начинаешь проедать авансы на незапланированные траты. 
  2. Цифры недостоверные. Бизнес находится просто на зыбучих песках — любой шаг может быть критическим, финансовое состояние просто непредсказуемо. 
  3. Утечки на складе. Когда нет налаженной инвентаризации и контроля товара на складе, случаются утечки: воровство, порча, ошибки учета, неликвиды. Непрозрачный склад — это черная дыра, куда деньги могут улетать как в трубу. 
  4. Нет контроля задолженности поставщикам с отсрочкой платежа — в неожиданный момент можно попасть в ситуацию, когда приходят требования к выплате, которые компания не может удовлетворить. Такое бывает, если без контроля используются товары или услуги с отсрочкой платежа. 
  5. Нет порядка в предоплатах — встает задача, как правильно разнести все затраты по времени. Нужна большая аккуратность чтобы, опять же, не попасть в ситуацию необходимости одновременно выплачивать многим поставщикам или подрядчикам при недостаточных для этих выплат остатках на счетах. 
  6. Утечки при работе с налом. Если в бизнесе есть работа с наличностью, с кассой, переводами на банковские карты — бывает много утечек. Не надо соблазнять людей возможностью просто взять и положить деньги в свой в карман. Если можете сделать жесткий контроль наличности, кассы, карт, то у человека не будет искушения воровать ваши деньги.
  7. Когда есть несколько направлений бизнеса, а затраты не разделены. Бывает так, что в одной компании есть несколько бизнес-единиц, при этом у них общие затраты — пересекающиеся сотрудники, техника, софт, канцелярия и так далее. Если не «распиливать» эти общие затраты, рано или поздно придем к ситуации, что по группе компаний прибыль уменьшается, а в чем конкретно проблема — непонятно. Вполне возможно, что пару бизнес-единиц из этого “конгломерата” уже давно нужно закрыть или реструктурировать, потому что они несут убытки, маскирующиеся за счет того, что в затратах этих подразделений не учитываются общие затраты. 

Преодоление кассового разрыва

Если образовался кассовый разрыв, то первым шагом нужно ввести полный и точный учет и жесткий контроль всех затрат. Затраты нужно контролировать по трем отчетам: ДДС, ОПиУ и Баланс. 

А также необходимо периодически делать незапланированную проверку склада и кассы. Такое обязательно должно практиковаться, потому что частенько находятся умные люди, которые могут разобраться в вашем учете, понять, как его обходить и красть деньги. Поэтому неожиданная ревизия должна быть, т.к. материально ответственные люди всегда находятся в соблазне и страх проверки может удерживать их от того, чтобы пойти по скользкой дорожке. А вот если у вас такого контроля нет, то соблазн только растет. 

Особое внимание к учету стоит уделять в компаниях с большим ассортиментом

Когда у вас сотни или тысячи операций в месяц с большим потоком документов и все это вносится в 1С, то внедрение дублирующей Google-таблицы не сделает учет более прозрачным. Начнутся расхождения между файлом и 1С, а бухгалтерия будет саботировать повторное внесение информации. 

Это типичная ситуация, когда в 1С вносится много данных, сдается налоговая отчетность. Но можно ли этим данным доверять и принимать управленческие решения на их основе? Обычно ответ — нет.

В отделе бухгалтерии никто не рвется что-то менять или вносить данные в дополнительный файл, потому что в компании большой ассортимент, большой поток клиентов и чеков, и «есть же 1С, откуда можно все данные выгрузить». В такой ситуации дополнительный учетный файл может стать избыточным. В этом случае нужно разобраться с 1С. 

Чаще всего бухгалтеры сами придумывают, как вносить данные, чтобы было проще и удобнее. Вы говорите: «Теперь мне нужна еще и управленческая отчетность. Она должна выглядеть так-то». А бухгалтерия отвечает: «Мы вносим данные по-другому, у нас другие статьи, поэтому нужные вам управленческие отчеты мы не сможем вам предоставить». 

В этом случае я рекомендую предпринимателю сесть вместе с бухгалтером и потратить несколько часов, чтобы разобраться, как они вносят свои цифры и что нужно поменять в их методологии учета. 

Также необходимо, взять консультанта по 1С, который сможет сделать встречной проверки вносимых бухгалтерами цифр, а также создаст отчеты ДДС и ОПиУ в нужном именно вам формате. Вы меняете названия статей и их группировку, консультант создает отдельный отчет. В нем вы видите расчетные остатки на счетах в режиме реального времени, которые можно сверить с реальными остатками. В итоге у вас должен появиться инструмент, который позволит контролировать правильность внесения цифр. Чтобы сами бухгалтеры видели, что где-то ошибка и искали ее.

Подключите административный ресурс, напишите дополнительные правила учета и добейтесь, чтобы данные вносились верно, а вы получали нужные отчеты. Иначе ждите финансовых утечек.

Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru

Хотите задать вопрос? Напишите автору:
Поделиться статьей
Автор статьи
Блог Дениса Сергеева
Получить вечный доступ в крупнейшую базу знаний по бизнесу и расти геометрически
Получить доступ
×