Финансовые дыры
- Учет не ведется (да, есть такие бизнесы). Когда предприниматель не ведет учет, вероятность кассового разрыва существенно возрастает, т.к. можно не заметить, как начинаешь проедать авансы на незапланированные траты.
- Цифры недостоверные. Бизнес находится просто на зыбучих песках — любой шаг может быть критическим, финансовое состояние просто непредсказуемо.
- Утечки на складе. Когда нет налаженной инвентаризации и контроля товара на складе, случаются утечки: воровство, порча, ошибки учета, неликвиды. Непрозрачный склад — это черная дыра, куда деньги могут улетать как в трубу.
- Нет контроля задолженности поставщикам с отсрочкой платежа — в неожиданный момент можно попасть в ситуацию, когда приходят требования к выплате, которые компания не может удовлетворить. Такое бывает, если без контроля используются товары или услуги с отсрочкой платежа.
- Нет порядка в предоплатах — встает задача, как правильно разнести все затраты по времени. Нужна большая аккуратность чтобы, опять же, не попасть в ситуацию необходимости одновременно выплачивать многим поставщикам или подрядчикам при недостаточных для этих выплат остатках на счетах.
- Утечки при работе с налом. Если в бизнесе есть работа с наличностью, с кассой, переводами на банковские карты — бывает много утечек. Не надо соблазнять людей возможностью просто взять и положить деньги в свой в карман. Если можете сделать жесткий контроль наличности, кассы, карт, то у человека не будет искушения воровать ваши деньги.
- Когда есть несколько направлений бизнеса, а затраты не разделены. Бывает так, что в одной компании есть несколько бизнес-единиц, при этом у них общие затраты — пересекающиеся сотрудники, техника, софт, канцелярия и так далее. Если не «распиливать» эти общие затраты, рано или поздно придем к ситуации, что по группе компаний прибыль уменьшается, а в чем конкретно проблема — непонятно. Вполне возможно, что пару бизнес-единиц из этого “конгломерата” уже давно нужно закрыть или реструктурировать, потому что они несут убытки, маскирующиеся за счет того, что в затратах этих подразделений не учитываются общие затраты.
Преодоление кассового разрыва
Если образовался кассовый разрыв, то первым шагом нужно ввести полный и точный учет и жесткий контроль всех затрат. Затраты нужно контролировать по трем отчетам: ДДС, ОПиУ и Баланс.
А также необходимо периодически делать незапланированную проверку склада и кассы. Такое обязательно должно практиковаться, потому что частенько находятся умные люди, которые могут разобраться в вашем учете, понять, как его обходить и красть деньги. Поэтому неожиданная ревизия должна быть, т.к. материально ответственные люди всегда находятся в соблазне и страх проверки может удерживать их от того, чтобы пойти по скользкой дорожке. А вот если у вас такого контроля нет, то соблазн только растет.
Особое внимание к учету стоит уделять в компаниях с большим ассортиментом
Когда у вас сотни или тысячи операций в месяц с большим потоком документов и все это вносится в 1С, то внедрение дублирующей Google-таблицы не сделает учет более прозрачным. Начнутся расхождения между файлом и 1С, а бухгалтерия будет саботировать повторное внесение информации.
Это типичная ситуация, когда в 1С вносится много данных, сдается налоговая отчетность. Но можно ли этим данным доверять и принимать управленческие решения на их основе? Обычно ответ — нет.
В отделе бухгалтерии никто не рвется что-то менять или вносить данные в дополнительный файл, потому что в компании большой ассортимент, большой поток клиентов и чеков, и «есть же 1С, откуда можно все данные выгрузить». В такой ситуации дополнительный учетный файл может стать избыточным. В этом случае нужно разобраться с 1С.
Чаще всего бухгалтеры сами придумывают, как вносить данные, чтобы было проще и удобнее. Вы говорите: «Теперь мне нужна еще и управленческая отчетность. Она должна выглядеть так-то». А бухгалтерия отвечает: «Мы вносим данные по-другому, у нас другие статьи, поэтому нужные вам управленческие отчеты мы не сможем вам предоставить».
В этом случае я рекомендую предпринимателю сесть вместе с бухгалтером и потратить несколько часов, чтобы разобраться, как они вносят свои цифры и что нужно поменять в их методологии учета.
Также необходимо, взять консультанта по 1С, который сможет сделать встречной проверки вносимых бухгалтерами цифр, а также создаст отчеты ДДС и ОПиУ в нужном именно вам формате. Вы меняете названия статей и их группировку, консультант создает отдельный отчет. В нем вы видите расчетные остатки на счетах в режиме реального времени, которые можно сверить с реальными остатками. В итоге у вас должен появиться инструмент, который позволит контролировать правильность внесения цифр. Чтобы сами бухгалтеры видели, что где-то ошибка и искали ее.
Подключите административный ресурс, напишите дополнительные правила учета и добейтесь, чтобы данные вносились верно, а вы получали нужные отчеты. Иначе ждите финансовых утечек.
Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru
