«Финансовые дыры»: куда утекают деньги бизнеса и как их найти через ДДС и ОПиУ

Многие предприниматели смотрят на остаток на расчетном счете и считают, что бизнес прибылен. Это опасная иллюзия. Чтобы видеть реальную картину и не допустить кассового разрыва, необходимо внедрить два ключевых управленческих отчета: ддс опиу. Именно их совместный анализ позволяет найти скрытые потери, которые не видны при поверхностном взгляде на банковскую выписку.

Зачем бизнесу ДДС и отчет о прибылях и убытках

Разобраться в реальном положении дел помогают два базовых инструмента. Первый показывает, сколько денег пришло и ушло по факту, второй — сколько компания заработала на самом деле, если вычесть все расходы, налоги и амортизацию.

• ДДС (Отчет о движении денежных средств) фиксирует все фактические поступления и списания. Без него невозможно спрогнозировать кассовый разрыв.
• Отчет о прибылях и убытках для бизнеса (ОПиУ) показывает реальную рентабельность направлений. Он отвечает на вопрос: какие продукты или отделы приносят прибыль, а какие только маскируют убытки за счет общего денежного потока.

Только вместе эти два отчета показывают полную картину: где деньги физически лежат и сколько из них — настоящая прибыль, а не заемные или предоплаченные средства. Именно на стыке этих отчетов чаще всего и обнаруживаются финансовые дыры.

7 финансовых дыр, куда утекают деньги бизнеса

1. Учет не ведется. Да, есть такие бизнесы. Когда предприниматель не ведет учет, вероятность кассового разрыва существенно возрастает, т.к. можно не заметить, как начинаешь проедать авансы на незапланированные траты.
2. Цифры недостоверные. Бизнес находится просто на зыбучих песках — любой шаг может быть критическим, финансовое состояние просто непредсказуемо.
3. Утечки на складе. Когда нет налаженной инвентаризации и контроля товара, случаются утечки: воровство, порча, ошибки учета, неликвиды. Непрозрачный склад — это черная дыра, куда деньги могут улетать как в трубу.
4. Нет контроля задолженности поставщикам с отсрочкой платежа. В неожиданный момент можно попасть в ситуацию, когда приходят требования к выплате, которые компания не может удовлетворить.
5. Нет порядка в предоплатах. Встает задача, как правильно разнести все затраты по времени. Нужна большая аккуратность, чтобы не попасть в ситуацию необходимости одновременно выплачивать многим поставщикам при недостаточных остатках на счетах.
6. Утечки при работе с налом. Если в бизнесе есть работа с наличностью или переводами на карты, бывает много утечек. Не надо соблазнять людей возможностью просто взять деньги. Жесткий контроль кассы лишает их этого искушения.
7. Несколько направлений бизнеса, а затраты не разделены. Если у бизнес-единиц общие затраты (сотрудники, софт, аренда) и их не «распиливают», рано или поздно прибыль группы компаний уменьшится, а в чем проблема — непонятно. Вполне возможно, что пару направлений уже давно нужно закрыть, потому что они несут убытки, маскирующиеся за счет общих затрат.

Как связаны ДДС, ОПиУ и поиск финансовых дыр

Если образовался кассовый разрыв, первым шагом нужно ввести полный и точный учет и жесткий контроль всех затрат. Для контроля финансового состояния нужен отчет о прибылях и убытках для бизнеса, а также ДДС и Баланс. Эти три отчета позволяют увидеть не только движение денег, но и реальную прибыльность компании.

Скачай бесплатно PDF-инструкцию

ТОП9 ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ РОСТА ПРОДАЖ

Скачать

Также необходимо периодически делать незапланированную проверку склада и кассы. Такое обязательно должно практиковаться, потому что частенько находятся люди, которые могут разобраться в вашем учете, понять, как его обходить и красть деньги. Неожиданная ревизия должна быть, т.к. материально ответственные люди всегда находятся в соблазне, и страх проверки удерживает их от скользкой дорожки.

Особое внимание к учету стоит уделять в компаниях с большим ассортиментом

Когда у вас сотни или тысячи операций в месяц с большим потоком документов, и все это вносится в 1С, то внедрение дублирующей Google-таблицы не сделает учет более прозрачным. Начнутся расхождения между файлом и 1С, а бухгалтерия будет саботировать повторное внесение информации.

Это типичная ситуация: в 1С вносится много данных, сдается налоговая отчетность. Но можно ли этим данным доверять и принимать управленческие решения на их основе? Обычно ответ — нет.

В отделе бухгалтерии никто не рвется что-то менять, потому что «есть же 1С, откуда можно все данные выгрузить». В этом случае дополнительный учетный файл становится избыточным, и нужно разбираться с самой 1С.

Чаще всего бухгалтеры сами придумывают, как вносить данные, чтобы было проще. Вы говорите: «Теперь мне нужна управленческая отчетность». А бухгалтерия отвечает: «Мы вносим данные по-другому, у нас другие статьи, поэтому нужные вам отчеты мы предоставить не сможем».

Решение: сядьте вместе с бухгалтером и потратьте несколько часов, чтобы разобраться, как они вносят цифры и что нужно поменять в методологии. Возьмите консультанта по 1С, который сможет сделать встречную проверку. В результате должны быть настроены ддс опиу в нужном именно вам формате. Вы меняете названия статей и их группировку, консультант создает отдельный отчет, где вы видите расчетные остатки в режиме реального времени.

Подключите административный ресурс, напишите дополнительные правила учета и добейтесь, чтобы данные вносились верно. Иначе ждите финансовых утечек.

Скачать шаблоны ДДС и ОПиУ бесплатно

Не нужно изобретать велосипед и создавать таблицы с нуля. Мы подготовили проверенные инструменты, которые помогут вам навести порядок за один вечер.

📥 Полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний:
👉 Скачать шаблоны отчетов ДДС и ОПиУ

Частые вопросы про ДДС, ОПиУ и финансовые дыры

Хотите задать вопрос? Напишите автору:

WhatsApp

Telegram